Wie in Amsterdam, Rotterdam of Den Haag een fijne, flexibele werkplek zoekt, is bij Spaces aan het juiste adres. In haar ruim tien vestigingen kunnen bedrijven, projectteams en zzp’ers terecht voor een vaste werkplek, maar ook voor het eenmalig huren van een overlegruimte. Ontzorgen is het motto voor Spaces en dus kun je hier ook terecht voor een goede kop koffie of een lekkere lunch. Voor het ondersteunen van dit proces wordt er gebruik gemaakt van de unTill kassa.

Lieke Otten, program manager Spaces: “We zijn geen traditionele horecapartij en daarmee dus best een bijzonder geval voor unTill. Daarnaast hadden we ook best wat eisen. Zo moeten de gasten direct kunnen pinnen, maar ook op rekening betalen was een belangrijke eis. unTill biedt ons dit allemaal.”

Gasten betalen op rekening
Lieke vindt het belangrijk dat er een mogelijkheid is voor gasten om op rekening te betalen. Of medewerkers ook de rechten hebben om op rekening te lunchen is vastgelegd in het CRM-systeem. Via een badge identificeert de kassa of een medewerker inderdaad op rekening mag betalen. “De kassa maakt hiervoor gebruik van de gegevens die in ons CRM-systeem staan. Vervolgens wordt er op accountniveau en op persoonsniveau een order aangemaakt. Aan het einde van de maand sturen we een factuur aan het bedrijf waarop alle kosten zijn aangegeven.”

Ontzorgen bij vergaderingen
Niet alleen voor de individuele lunches is de koppeling tussen unTill en het CRM van belang Deze koppeling komt ook van pas bij het ontzorgen van de bedrijven die een meeting room huren. “Bij de verhuur van een meeting room maken we een tafel aan. Vaak is er vooraf al doorgegeven wat de bedrijven voor catering willen afnemen. Maar dit is niet verplicht. Ze kunnen ook op de dag nog hun keuze maken. Of bijvoorbeeld extra lunches bij bestellen. Het is voor ons belangrijk dat we die flexibiliteit kunnen aanbieden.”

Cateraar werkt dagelijks met kassa
Spaces heeft 8 verschillende vestigingen en wil daarom graag centraal aan artikelbeheer doen. Met Web Management is dit mogelijk, ook kunnen de cateraars waar Spaces mee samenwerkt zo centrale omzetrapportages maken. Grote wens van de cateraar was daarnaast een directe koppeling met Adyen. “Nu hoeft de cateringmedewerker het bedrag niet meer los in te toetsen. Dit is minder foutgevoelig en sneller. Deze koppeling behoorde eerst niet tot de mogelijkheden, maar unTill belde mij direct toen de koppeling beschikbaar was.”

Lieke vindt dit een mooi voorbeeld van de goede samenwerking tussen haar en unTill. “De supportafdeling is altijd bereikbaar om mijn vragen en die van de cateraar te beantwoorden. Wij hebben bewust niet alle kennis in huis en werken daarom graag samen met de juiste partij om optimaal gebruik te maken van onze producten. De samenwerking met unTill is een mooi voorbeeld van zo’n goed werkend partnership.”