Lees jij de teamindeling af in een Excel-bestand? En wordt het verlof over de mail of via WhatsApp geregeld? Deze manier van personeelsplanning lijkt eenvoudig, maar is ingewikkeld en tijdrovend door de vele handelingen. Zowel voor degene die de planning maakt als voor de medewerker.
In dit artikel lees je over de drie voordelen van personeelsplanning software voor jouw horecazaak: je hebt altijd de laatste versie van het rooster bij de hand, je kunt eenvoudig verlof aanvragen en alle gewerkte uren zijn inzichtelijk.
“Jij nam toch mijn shift over?”
Met een zorgvuldig gepland rooster voorkom je over- en onderbezetting. In de praktijk is dat soms lastig: je hebt te maken met piekdrukte en plotselinge veranderingen in de beschikbaarheid. Iedere week is het weer puzzelen met de uren. Herkenbaar?
Ondernemers, managers en medewerkers hebben behoefte aan duidelijkheid en flexibiliteit. Frustraties die je vast bekend voorkomen én gelukkig kunt voorkomen:
- Geen real-time overzicht: “wie heeft de laatste versie van het rooster?”
- Verlof niet bijgewerkt: “waarom ben ik tijdens mijn vakantie ingepland, dit heb ik toch doorgegeven?”
- Miscommunicatie bij wijzigingen: “jij zou toch de late shift overnemen?”
- Geen inzicht in gewerkte uren: “kun jij de netto uren van deze maand nog eens delen?”
Een digitale omgeving voor de personeelsplanning levert tijdwinst en rust op. Een website of een mobiele app, zoals de planner van L1NDA, biedt uitkomst bij het maken van roosters, het aanvragen van verlof en de urenadministratie. Hier zijn drie redenen om te investeren in goede personeelsplanning software.
Altijd het juiste rooster bij de hand
Met de juiste planningssoftware zie je hoeveel medewerkers je nodig hebt en wat de beschikbaarheid en voorkeuren zijn. Zo kun je de personeelsuren goed afstemmen op de werkelijke behoefte, ook bij piekmomenten zoals de lunch en het diner.
Voor jouw medewerkers biedt een digitale omgeving meerdere voordelen boven een papieren planning of een Excel-bestand. Alle roosterwijzigingen worden real-time doorgevoerd en jouw medewerkers hebben altijd toegang tot de laatste versie. Op hun smartphone zien ze met wie ze die dag gepland staan en van hoe laat tot hoe laat – dat voorkomt tussentijdse vragen.
Verlof aanvragen zo geregeld én verwerkt
De horecamedewerker van nu wenst meer flexibiliteit bij het maken van de planning. Met een digitale omgeving of app kunnen het bediend personeel en de keukenbrigade eenvoudig hun beschikbaarheid doorgeven, shifts ruilen en verlof aanvragen. De ondernemer of manager krijgt een seintje en kan de aanvraag goedkeuren of afwijzen.
Na goedkeuring wordt de beschikbaarheid van deze medewerker direct aangepast. Ingeroosterd worden tijdens een vakantie of een andersoortig verlof is daarmee verleden tijd. En is een medewerker plotseling verhinderd voor een shift? Dan kan deze gemakkelijk zelf de uren met een collega ruilen. Zo blijft de bezetting op peil.
Uren en loonkosten direct inzichtelijk
Ook voor de urenadministratie biedt personeelsplanning software uitkomst. Het totale aantal gewerkte uren en de pauzes zijn in een overzichtelijk dashboard terug te vinden, zowel voor de administratie als voor de medewerker.
Ook handig: wanneer je jouw planningspakket aan een kassasysteem als unTill koppelt, worden jouw omzetgegevens automatisch verwerkt in je planning. Dit geeft jou inzicht in waardevolle data. Zo zie je de loonkosten ten opzichte van de omzet per dag en ook de productiviteit van je team. Gebruik deze informatie in jouw voordeel en maak de juiste keuzes om efficiënt te ondernemen.
Meer regie op de planning
Met personeelsplanning software zoals L1NDA zorg je voor duidelijke, digitale communicatie tussen de planning en jouw medewerkers. Iedereen is op de hoogte van het rooster en voorkeuren en (ruil)verzoeken worden op een centrale plek ingediend en verwerkt.
Deze digitale manier van werken brengt ook andere voordelen met zich mee. Medewerkers kunnen meer zelf doen: van het ruilen van shifts tot het opvragen van de werk- en pauzetijd. Als ondernemer of manager houd je de controle; jij bepaalt welke wijzigingen worden goedgekeurd en welke gegevens het team kan inzien.
Benieuwd naar de mogelijkheden van een koppeling tussen L1NDA en jouw horeca kassa? Vraag de koppeling direct aan of plan een adviesgesprek met jouw lokale dealer.
