Steeds meer horecazaken werken met handhelds. Niet omdat het ‘moet’, maar omdat het simpelweg beter, sneller en efficiënter werkt.
Maar wanneer je overweegt om één of meerdere handhelds aan te schaffen voor jouw onderneming, loop je al gauw tegen praktische vragen aan: Wat kun je er allemaal mee? Waar moet je technisch rekening mee houden? En wanneer wordt betalen via hetzelfde apparaat interessant?
In dit artikel nemen we je stap voor stap mee. In dit eerste deel hebben we het over werken met handhelds. In het tweede deel zoomen we in op betalen via handhelds.
Lees direct verder over:
- Wat kun je allemaal met een handheld?
- Wat zijn de belangrijkste voordelen van werken met handhelds?
- Waar moet ik rekening mee houden als ik met handhelds ga werken?
- Hoeveel handhelds heb ik nodig?
- Hoe lang gaan de batterijen van een handheld mee?
- Hoe houd ik de gastvrijheid op peil als ik handhelds inzet?
- Heeft werken met handhelds invloed op de fooien?
Liever het handboek downloaden?
Vertel ons op welk e-mailadres je het handboek over handhelds wilt ontvangen.
1. Wat kun je allemaal met een handheld?
Een handheld is in de basis een verlengstuk van je kassasysteem. Alles wat je normaal bij de kassa doet, verplaats je naar de vloer.
In de praktijk hebben handhelds de volgende features en mogelijkheden:
- Bestellingen invoeren (direct aan tafel)
- Extra’s aanslaan (bijvoorbeeld de slagroom bij een stuk appeltaart)
- Een tafelplattegrond inclusief statusoverzicht
- Realtime inzicht in lopende bestellingen
- Tafels verplaatsen of samenvoegen
- Rekeningen splitsen (per persoon of per product)
Het grote verschil: je hoeft niet meer heen en weer te lopen naar één punt, maar hebt alle info direct bij de hand.
2. Wat zijn de belangrijkste voordelen van het werken met handhelds?
De impact zit vooral in snelheid en rust.
- Minder fouten doordat bestellingen direct worden ingevoerd
- Snellere doorlooptijd van bestelling naar keuken of bar
- Minder loopmeters voor het personeel
- Meer overzicht op drukke momenten
En misschien wel het belangrijkste voordeel van allemaal: jouw medewerkers houden meer tijd over voor de gast. Want dat is waar het om draait!
3. Waar moet ik rekening mee houden als ik met handhelds ga werken?
De belangrijkste factor: wifi. Zonder stabiel netwerk werkt niets goed. Hier gaan de meeste dingen mis.
Bij een slecht netwerk krijg je te maken met:
- Vertraagde bestellingen
- Wegvallende verbindingen
- Apparaten die blijven laden of vastlopen
Verder zijn deze aandachtspunten van belang:
- Capaciteit van je kassasysteem
De kassa is de hoofdmotor van het hele systeem. Over het algemeen geldt: meer apparaten = hogere belasting. - Aantal apparaten
Handhelds zijn kostbaar in aanschaf, dus bedenk goed hoeveel je er nodig hebt. Als je te weinig handhelds inzet, zorgt dat voor langere wachttijd, omdat je minder bestellingen kunt invoeren. Lees meer bij vraag 4. - Horeca-proof hardware
Apparaten moeten bestand zijn tegen vallen, vocht en krassen. Om deze reden is het af te raden om met smartphones te werken, maar te kiezen voor speciale horeca-handhelds. - Batterij en gebruik
Horecazaken zijn vaak lang geopend. Hoe je slim omgaat met batterijen en opladen, lees je bij vraag 5.
Tip: laat altijd een wifi-scan doen voordat je start.
4. Hoeveel handhelds heb ik nodig?
Het is lastig om deze vraag eenduidig te beantwoorden. Dit hangt helemaal af van hoe jouw zaak is ingericht. Hoeveel verschillende wijken hanteer je? Heb je runners en afruimers op de vloer? Wie mag er bestellingen opnemen? En hoe zit het met afrekenen?
Heb je hulp nodig bij het berekenen van het aantal handhelds voor jouw zaak? Onze adviseurs denken graag met je mee! Neem contact op.
5. Hoe lang gaan de batterijen van een handheld mee?
De meeste horeca-handhelds gaan 8 tot 12 uur mee. Maar: bij intensief gebruik ( bestellingen invoeren, continu verbinding met het netwerk en soms ook betalingen verwerken) loopt het batterijpercentage sneller terug.
Daarom is het slim om maatregelen te nemen voor wanneer een batterij leeg raakt tijdens een dienst:
- Zorg voor één of meerdere reserveapparaten die altijd opgeladen zijn
- Gebruik dockingstations om de batterijen op te laden
- Zijn er lange diensten? Plan dan vaste wisselmomenten in tijdens de dienst
Een lege handheld zonder vervanging kost geld en zorgt voor onnodig lange wachttijden. Dat is zonde!
6. Hoe houd ik de gastvrijheid op peil als ik handhelds inzet?
Een veelgehoorde zorg van horecaondernemers is dat medewerkers met een scherm in hun hand minder aandacht hebben voor de gast. In de praktijk blijkt vaak het tegenovergestelde: doordat bestellingen direct worden ingevoerd, hoeven medewerkers minder heen en weer te lopen naar de kassa. De tijd die vrijkomt kan juist worden besteed aan contact met de gast.
Het verschil zit vooral in hoe medewerkers het apparaat gebruiken. Met een paar eenvoudige gewoontes blijft de service persoonlijk. Een aantal praktische tips van andere ondernemers:
- Begin het gesprek zonder meteen naar het scherm te kijken. Maak eerst contact met de tafel.
- Lees de bestelling kort terug. Dat voorkomt fouten en laat zien dat je aandacht hebt voor de gast.
- Gebruik het scherm als hulpmiddel, niet als focuspunt. Kijk regelmatig naar de tafel in plaats van alleen naar het apparaat.
- Lees bij het afrekenen de rekening kort voor. Bijvoorbeeld: “Dat waren twee cappuccino’s en een salade, samen €18,50.” Dat voelt persoonlijker en voorkomt discussies achteraf.
Wanneer medewerkers hier bewust mee omgaan, blijkt dat handhelds de gastvrijheid meestal juist ondersteunen in plaats van in de weg zitten.
7. Heeft werken met handhelds invloed op de fooien?
Fooi vormt voor veel horecamedewerkers een belangrijk onderdeel van hun inkomen én een directe waardering voor goede service.
Daarom is het goed om een handheld te zien als een middel dat de gastvrijheid vergroot, niet als ‘stoorzender’ tussen de gast en de medewerker. Het gaat immers om de service!
Houd daarom de volgende stappen in het achterhoofd:
- Maak eerst echt contact, voordat je de rekening presenteert.
- Benoem kort de rekening (transparantie geeft vertrouwen).
- Geef de gast ruimte om te reageren of het bedrag aan te passen.
- Bij pinbetalingen kun je de gast een keuze geven om een (percentage) fooi te geven bij de terminal.
Belangrijk voor de medewerkers is om te onthouden: de ervaring van de gast bepaalt of hij/zij fooi wil geven. Dit hangt niet alleen af van het transactiemoment.
